Governance en geschiktheids- en betrouwbaarheidseisen

Een bankvergunning wordt aan een instelling verleend, maar de toezichthouders bepalen grotendeels over de mensen en structuren die erachter zitten. Een sterk businessplan met een zwak bestuur zal niet worden goedgekeurd, een vergunninghoudende bank waarvan de managers niet meer voldoen aan de standaard kan deze managers laten ontslaan.

Dit artikel legt het governance-kader uit dat de meeste regelgevers toepassen, waarbij de EU-regels als meest gedetailleerde gepubliceerde referentie worden gebruikt.

Het beheersorgaan

In de EU-wetgeving wordt de term "leidinggevend orgaan" gebruikt voor zowel een enkele raad van bestuur als een tweeledige structuur met een raad van bestuur en een raad van commissarissen. De leidinggevende functie is verantwoordelijk voor het dagelijks beheer van de bank, terwijl de toezichthoudende functie toezicht houdt op het management en dit aanspreekt.

De minimumvoorwaarden beginnen bij de vergunningverlening. CRD Artikel 13 vereist dat “ten minste twee personen daadwerkelijk het bedrijf” van een aanvrager leiden, vaak het vierogenbeginsel genoemd.De vergunning moet worden geweigerd als leden van het leidinggevend orgaan niet voldoen aan de geschiktheidseisen in artikel 91.

CRD Artikel 91 De leden moeten “een voldoende goede reputatie hebben en beschikken over voldoende kennis, vaardigheden en ervaring om hun taken uit te voeren”, voldoende tijd besteden en handelen met eerlijkheid, integriteit en onafhankelijkheid van geest. Het orgaan als geheel moet “adequate collectieve kennis, vaardigheden en ervaring” bezitten om de activiteiten en belangrijkste risico’s van de instelling te begrijpen.

Limieten voor bestuursfuncties

Voor instellingen die qua omvang, interne organisatie en complexiteit van aanzienlijk belang zijn, beperkt artikel 91, lid 3, het aantal leden tot één uitvoerend bestuurslid met twee niet-uitvoerende bestuursleden of vier niet-uitvoerende bestuursleden. Bestuursleden binnen dezelfde groep tellen als één bestuurslid en de autoriteiten kunnen een extra niet-uitvoerend bestuurslid toestaan.

Bestuurscommissies

Van grotere banken wordt verwacht dat zij over risico-, audit-, belonings- en benoemingscomités beschikken, die worden bemand door niet-uitvoerende leden met relevante expertise. Kleinere banken mogen de comités combineren indien de nationale wetgeving dit toestaat.

De drie verdedigingslinies

De EBA Richtlijnen interne governance (EBA/GL/2021/05), die van toepassing zijn vanaf 31 december 2021, zijn in overeenstemming met het drielijnsmodel.

Lijn	Wie	Rolle
Eerst	Bedrijfslijnen en ondersteunende functies zoals IT, HR en juridisch	Risico's nemen en direct beheren, met processen en controles die activiteiten binnen de risicobereidheid houden
Tweede	Onafhankelijke risicobeheerfunctie en compliance-functie	Risico's in de hele instelling identificeren, meten, monitoren en rapporteren; de eerste lijn uitdagen; naleving van wet- en regelgeving en intern beleid bewaken
Derde	Interne audit	Onafhankelijke, risicogebaseerde beoordeling van governance, processen en de eerste twee lijnen

De richtsnoeren stellen dat alle interne controlefuncties onafhankelijk moeten zijn van de activiteiten die zij controleren, over adequate financiële en personele middelen moeten beschikken en rechtstreeks aan het leidinggevend orgaan moeten rapporteren.Instellingen kunnen specifieke controlefuncties toevoegen, zoals een AML Compliance functie of IT-beveiligingscontrole.

Voor een nieuwe bank is de praktische test het personeel: een hoofd risico dat ook treasury leidt, of een compliance officer die rapporteert aan het hoofd sales, zal worden uitgedaagd. Kleine banken kunnen sommige rollen combineren, maar toezichthouders verwachten duidelijke onafhankelijkheid voor de hoofden van risico, compliance en interne audit.

Sleutelfunctiehouders

Sleutelfunctiehouders zijn personen die geen deel uitmaken van het leidinggevend orgaan, maar wel een aanzienlijke invloed hebben op de richting van de instelling; de hoofden van de internecontrolefuncties en de financieel directeur zijn hiervan gebruikelijke voorbeelden.

Richtlijn (EU) 2024/1619 (CRD VI) Een nieuw artikel 91 bis wordt toegevoegd aan CRDDe instellingen hebben de primaire verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat personen die sleutelfuncties bekleden, te allen tijde een voldoende goede reputatie hebben, eerlijk en integer handelen en over voldoende kennis, vaardigheden en ervaring beschikken. Zij moeten hen vóór hun benoeming en periodiek beoordelen en mogen geen persoon aanstellen of ontslaan die niet aan de norm voldoet.

Voor grote instellingen moeten de bevoegde autoriteiten zelf de hoofden van interne controlefuncties en de CFO beoordelen overeenkomstig artikel 91a, onder 5. CRD VI vereist ook dat een geschiktheidsaanvraag de autoriteit ten minste 30 werkdagen bereikt voordat een nieuw uitvoerend lid of voorzitter in grote instellingen zijn functie opneemt. De lidstaten moesten de algemene CRD VI-maatregelen toepassen vanaf 11 januari 2026.

Geschiktheids- en betrouwbaarheidsbeoordelingen

De gedetailleerde EU-methode is uiteengezet in de gezamenlijke ESMA en EBA Richtsnoeren voor de beoordeling van geschiktheid (EBA/GL/2021/06), die ESMA en de EBA in 2026 ter consultatie hebben gesteld in herziene vorm om te voldoen aan CRD VI. Voor banken waar zij direct toezicht op uitoefent, publiceert de ECB haar eigen Gids voor geschiktheidsbeoordelingen.

De ECB-gids beoordeelt de leden van het leidinggevend orgaan aan de hand van vijf criteria uit artikel 91 van de CRD.

Criterium	Wat wordt beoordeeld
Ervaring	Praktische ervaring en theoretische kennis relevant voor de functie
Reputatie	Strafrechtelijke en administratieve antecedenten, persoonlijk en zakelijk gedrag en alles wat aanleiding geeft tot materiële twijfel over een gezond en voorzichtig beheer
Belangenconflicten en onafhankelijkheid van geest	Persoonlijke, professionele, financiële en politieke relaties; vermogen om uitdagingen aan te gaan
Tijdsbesteding	Aantal en aard van andere mandaten, en de tijd die de rol daadwerkelijk vereist
Collectieve geschiktheid	Of het bestuur als geheel de activiteiten en risico’s van de bank bestrijkt

Ervaringsdrempels

De ECB-gids gebruikt drempelwaarden die een vermoeden van voldoende ervaring creëren, waaronder de ECB nader kijkt in plaats van automatisch te weigeren.

Rolle	Drempel voor het vermoeden van voldoende ervaring
CEO	Tien jaar recente praktijkervaring in het bankwezen of financiële diensten, waaronder een aanzienlijk deel op senior managementniveau
Uitvoerend directeur	Vijf jaar recente praktische ervaring in het bankwezen of financiële diensten op senior managementniveau
Niet-uitvoerende stoel	Tien jaar recente relevante praktijkervaring, met een aanzienlijk deel op senior niveau en aanzienlijke theoretische kennis in het bankwezen of een vergelijkbaar gebied
Niet-uitvoerend bestuurder	Drie jaar recente relevante praktijkervaring op hoog managementniveau, inclusief theoretische kennis in het bankwezen

Interviews

De ECB behandelt interviews als onderdeel van haar fact-finding. Volgens de gids zijn gesprekken verplicht voor nieuwe benoemingen van de CEO en de voorzitter van het leidinggevend orgaan bij zelfstandige banken en bij de topbank van een groep; voor andere functies worden ze op evenredige, risicogebaseerde basis gebruikt.

Hoe een assessment in de praktijk verloopt

1. De instelling voert haar eigen geschiktheidsbeoordeling uit en documenteert deze.
2. De kandidaat vult de vragenlijst van de toezichthouder in, met CV, verklaringen en ondersteunend bewijs.
3. De toezichthouder controleert de gegevens bij andere autoriteiten, ook in andere landen waar de persoon heeft gewerkt.
4. De toezichthouder kan de kandidaat interviewen en om meer informatie vragen.
5. De toezichthouder keurt goed, keurt goed met voorwaarden zoals opleiding, of weigert.
6. De geschiktheid wordt opnieuw beoordeeld wanneer zich nieuwe feiten voordoen, zoals een onderzoek of een toezichtbevindingen.

Artikel 91, lid 1, van de CRD geeft de bevoegdheid om leden die niet langer aan de eisen voldoen te verwijderen en noemt situaties waarin er redelijke gronden zijn om witwassen of terrorismefinanciering te vermoeden.

Aandeelhouders worden ook beoordeeld

Eigenaren van gekwalificeerde deelnemingen worden beoordeeld op reputatie, financiële soliditeit en de legitimiteit van hun fondsen. Artikel 14 van de CRD vereist dat een aanvrager de identiteit bekendmaakt van aandeelhouders met gekwalificeerde deelnemingen, of de 20 grootste aandeelhouders indien er geen zijn. Toezichthouders kijken via holdingstructuren naar de natuurlijke personen die ze controleren.

Substantie en geest en management

Substantie betekent dat de entiteit met een vergunning wordt geleid en gecontroleerd waar deze is toegelaten, met echte mensen die echte beslissingen nemen.Het is de governance tegenhanger van de geschiktheidstest.

In de EU, CRD Artikel 13, lid 2 Een kredietinstelling met een statutaire zetel moet haar hoofdkantoor in dezelfde lidstaat hebben als waar zij gevestigd is. EBA Richtlijnen voor outsourcing Instellingen moeten te allen tijde voldoende inhoud behouden en mogen geen ‘lege schalen’ of ‘brievenbusentiteiten’ worden, wat betekent dat ze aan alle vergunningsvoorwaarden moeten voldoen en een bestuursorgaan moeten hebben dat zijn verantwoordelijkheden effectief uitvoert.

Hetzelfde idee verschijnt in de wereldwijde AML standaarden.De FATF woordenlijst definieert de fysieke aanwezigheid die een echte bank onderscheidt van een schijnbank als “zinvolle geest en management binnen een land”, en stelt dat een lokale agent of personeel op laag niveau alleen niet genoeg is.

Buiten de EU wordt substantie vaak omlijst als een “mind and management” test.Het Central Bank of Bahrain Rulebook maakt mind en management een voorwaarde voor het verkrijgen van een vergunning: conventionele banken met een maatschappelijke zetel in Bahrein moeten hun hoofdkantoor daar houden, en vestigingen van buitenlandse banken moeten lokale management aanwezigheid en gebouwen die geschikt zijn voor hun activiteiten behouden.

Tekenen dat de stof ontbreekt

1. Bestuursvergaderingen die buiten het vergunningsgebied worden gehouden, met lokale bestuurders die elders genomen beslissingen goedkeuren.
2. Senior managers die in het buitenland wonen en af en toe op bezoek komen.
3. Kernfuncties, zoals kredietbeslissingen of risicobeheer, uitgevoerd door een groepsmaatschappij zonder gedocumenteerde outsourcingregeling en toezicht.
4. Een lokaal kantoor zonder personeel dat de vragen van supervisors kan beantwoorden.
5. Records, systemen of gegevens die de lokale entiteit niet kan openen zonder toestemming van de ouder.

Praktische punten voor aanvragers

1. Werk het kernteam aan voordat je solliciteert. Toezichthouders beoordelen namen van personen, niet functieomschrijvingen.
2. Breng ervaring in overeenstemming met het bedrijfsmodel. Een digitale kredietbank heeft expertise op het gebied van krediet- en technologierisico nodig in de raad van bestuur, niet alleen algemene bancaire ervaring.
3. Volledig onthullen. Omissies die later worden ontdekt, schaden de reputatie meer dan het oorspronkelijke probleem.
4. Plan voor tijd commitment. Niet-uitvoerende kandidaten met veel mandaten kunnen falen op tijd alleen.
5. Onafhankelijkheid van documenten. Laat zien hoe controlefuncties gescheiden zijn van business lines en hoe ze het bestuur bereiken.

Het volgende artikel behandelt het compliance kader dat elke bank moet hanteren: anti-witwas, know your customer en sanctiecontroles.